ZUPPORTS 101: 21 เอกสาร ที่ผู้นำเข้าส่งออก ควรรู้ (Shipping document พร้อมตัวอย่าง)

ZUPPORTS 101: 21 เอกสารนำเข้าส่งออกที่ธุรกิจต้องรู้จัก พร้อมวัตถุประสงค์และข้อมูลสำคัญในแต่ละ shipping document

การดำเนินธุรกิจนำเข้าส่งออกสินค้า จำเป็นต้องใช้เอกสารหลากหลายประเภทเพื่อให้การซื้อขายระหว่างประเทศดำเนินได้อย่างถูกต้องตามกฎหมาย มีความปลอดภัย และเป็นที่ยอมรับของหน่วยงานรัฐ คู่ค้า และธนาคารทั่วโลก

เอกสารเหล่านี้มีชื่อเรียกโดยรวมว่า shipping document ซึ่งรวมถึงเอกสารการค้า เอกสารการขนส่ง เอกสารศุลกากร เอกสารประกันภัย และเอกสารทางการเงิน การรู้ว่าเอกสารใดใช้เมื่อไหร่ ใช้อย่างไร และควรมีข้อมูลอะไรบ้าง คือสิ่งสำคัญที่ช่วยลดต้นทุน เพิ่มความเร็ว และลดความเสี่ยงในการดำเนินธุรกิจระหว่างประเทศ

บทความนี้จึงสรุป 21 เอกสารนำเข้าส่งออกที่ใช้จริง พร้อมวัตถุประสงค์และข้อมูลที่ควรมีในเอกสารแต่ละฉบับ เหมาะสำหรับเจ้าของกิจการ ฝ่ายโลจิสติกส์ และนักจัดซื้อที่เกี่ยวข้องกับการส่งออกหรือนำเข้าสินค้า

เอกสารกลุ่มการค้า (Commercial Documents)

1. Proforma Invoice (PI)

• วัตถุประสงค์: ใช้เสนอราคาล่วงหน้า เพื่อเจรจาเงื่อนไขการค้าและประกอบการขออนุมัตินำเข้า
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายชื่อผู้ขายและผู้ซื้อ
  • รายการสินค้า จำนวน ราคา
  • Incoterms และวิธีขนส่ง
  • เงื่อนไขการชำระเงิน
  • วันหมดอายุใบเสนอราคา

2. Purchase Order (PO)

• วัตถุประสงค์: ยืนยันคำสั่งซื้อจากผู้ซื้ออย่างเป็นทางการ ใช้สั่งผลิตหรือจัดส่ง
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายการสินค้า ปริมาณ ราคา
  • วันที่สั่งซื้อ กำหนดส่งมอบ
  • รายละเอียดผู้ซื้อและสถานที่จัดส่ง

3. Commercial Invoice (CI)

• วัตถุประสงค์: ใบแจ้งหนี้และเอกสารหลักในการยื่นศุลกากร
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายชื่อผู้ขาย/ผู้ซื้อ
  • รายการสินค้า รหัส HS Code ปริมาณ ราคาต่อหน่วย
  • มูลค่ารวมของสินค้า เงื่อนไขทางการค้า (Incoterms)

4. Packing List (PL)

• วัตถุประสงค์: รายการบรรจุภัณฑ์ ใช้ประกอบการตรวจนับสินค้า ณ จุดโหลดและปลายทาง
• ข้อมูลสำคัญ:
  • หมายเลขกล่อง รายการสินค้าในแต่ละกล่อง
  • น้ำหนักสุทธิ น้ำหนักรวม ขนาดกล่อง จำนวนรวม

5. Quotation (Sea/Air)

• วัตถุประสงค์: ใช้เปรียบเทียบราคาและเงื่อนไขการขนส่งจากผู้ให้บริการโลจิสติกส์
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายการบริการและต้นทาง-ปลายทาง
  • ราคาค่าระวาง ค่าธรรมเนียมเพิ่มเติม
  • ระยะเวลาขนส่งและเงื่อนไข

เอกสารกลุ่มการขนส่ง (Transport Documents)

6. Booking Confirmation (CY/CFS)

• วัตถุประสงค์: ยืนยันการจองพื้นที่ในการขนส่งสินค้ากับสายเรือหรือสายการบิน
• ข้อมูลสำคัญ:
  • หมายเลขการจอง
  • รายการสินค้า ขนาดและน้ำหนักตู้สินค้า
  • วันที่จอง ช่องโหลด

7. Shipping Instruction (SI)

• วัตถุประสงค์: คำสั่งให้สายเรือหรือผู้ขนส่งออก B/L ตามข้อมูลของผู้ส่งสินค้า
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายชื่อ Shipper, Consignee, Notify Party
  • รายละเอียดสินค้า จำนวน น้ำหนัก และปลายทาง

8. Verified Gross Mass (VGM)

• วัตถุประสงค์: ยืนยันน้ำหนักรวมของตู้สินค้าเพื่อความปลอดภัยในการขนส่งทางทะเล
• ข้อมูลสำคัญ:
  • หมายเลขตู้สินค้า
  • น้ำหนักสินค้า + บรรจุภัณฑ์
  • ชื่อผู้รับรองและลายเซ็น

9. Bill of Lading (B/L)

• วัตถุประสงค์: สัญญาขนส่ง ใบรับสินค้า และใบแสดงกรรมสิทธิ์
• ข้อมูลสำคัญ:
  • 1. ชื่อของ Shipper และ Consignee
  • 2. ชื่อของ Port of Departure และ Port of Destination
  • 3. ชื่อของ Shipping Line
  • 4. วันที่ Departure และ Arrival
  • 5. รายการสินค้าโดยละเอียด พร้อมจำนวนหีบห่อและประเภทของบรรจุภัณฑ์
  • 6. เครื่องหมายและหมายเลขบนหีบห่อ
  • 7. น้ำหนักและ/หรือปริมาตรของสินค้า
  • 8. อัตราค่าระวางและจำนวนเงินค่าขนส่ง

10. Air Waybill (AWB)

• วัตถุประสงค์: ใบตราส่งทางอากาศ ใช้ในการรับสินค้าและพิธีการศุลกากร
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายชื่อผู้ส่ง ผู้รับ
  • รายการสินค้า น้ำหนัก วันที่ขนส่ง

11. Tally Sheet

• วัตถุประสงค์: ใช้ตรวจนับสินค้าในขณะขนถ่ายหรือโหลดขึ้นเรือ
• ข้อมูลสำคัญ:
  • จำนวนสินค้า รายการสินค้า
  • วันที่ตรวจสอบ ลายเซ็นผู้ตรวจ

12. Delivery Order (D/O)

• วัตถุประสงค์: ใช้สำหรับปล่อยสินค้าให้กับผู้รับ ณ ปลายทาง
• ข้อมูลสำคัญ:
  • อ้างอิงหมายเลข B/L
  • รายชื่อผู้รับ วันรับสินค้า พิกัดปลายทาง

เอกสารศุลกากรและสิทธิประโยชน์ (Customs & Regulatory)

13. Import/Export Declaration

• วัตถุประสงค์: ใช้ยื่นต่อศุลกากรเพื่อประเมินภาษีและตรวจปล่อยสินค้า
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายการสินค้า HS Code มูลค่า CIF/FOB
  • ประเทศต้นทาง ปลายทาง พิกัดภาษี

14. Certificate of Origin (C/O)

• วัตถุประสงค์: แสดงแหล่งกำเนิดสินค้าเพื่อขอสิทธิพิเศษทางภาษีจากข้อตกลง FTA
• ข้อมูลสำคัญ:
  • ประเทศต้นกำเนิดสินค้า
  • รายการสินค้าและ HS Code
  • หน่วยงานที่ออกใบรับรอง

15. Form CO (FTA)

• วัตถุประสงค์: ใช้ขอสิทธิพิเศษทางภาษีภายใต้เขตการค้าเสรี (เช่น ASEAN-China)
• ข้อมูลสำคัญ:
  • รายการสินค้า HS Code
  • ชนิด Form (D, E, AK ฯลฯ) พร้อมลายเซ็นรับรอง

16. Insurance Policy

• วัตถุประสงค์: คุ้มครองความเสียหายของสินค้าระหว่างขนส่ง
• ข้อมูลสำคัญ:
  • ผู้รับประกันภัย รายการสินค้า
  • มูลค่าคุ้มครอง ระยะเวลาคุ้มครอง

เอกสารด้านการเงิน (Financial Documents)

17. Letter of Credit (L/C)

• วัตถุประสงค์: รับประกันการชำระเงินจากธนาคารผู้นำเข้า
• ข้อมูลสำคัญ:
  • ผู้เปิดเครดิต ผู้รับเงิน
  • มูลค่าเครดิต วันหมดอายุ และเงื่อนไขเอกสารแนบ

18. Bill of Exchange / Draft

• วัตถุประสงค์: เรียกเก็บเงินตามเงื่อนไขใน L/C หรือสัญญา
• ข้อมูลสำคัญ:
  • จำนวนเงิน วันครบกำหนด ผู้สั่งจ่ายและผู้รับเงิน

19. Inspection Certificate

• วัตถุประสงค์: รับรองคุณภาพหรือมาตรฐานของสินค้า
• ข้อมูลสำคัญ:
  • ชื่อบริษัทตรวจสอบ
  • รายการสินค้า ผลตรวจสอบ

20. Fumigation / Health Certificate

• วัตถุประสงค์: แสดงว่าสินค้าปลอดจากแมลงหรือเชื้อโรค
• ข้อมูลสำคัญ:
  • วันที่รมหรือสุ่มตรวจ
  • วิธีการหรือสารเคมีที่ใช้ ผลการตรวจ

21. Import License / Export Permit

• วัตถุประสงค์: ใช้สำหรับสินค้าอยู่ภายใต้การควบคุมจากหน่วยงานรัฐ
• ข้อมูลสำคัญ:
  • เลขที่ใบอนุญาต รายการสินค้า ระยะเวลาที่อนุญาต

 

สรุป: การรู้จักและใช้งาน shipping document ได้อย่างถูกต้อง ไม่เพียงช่วยให้ผ่านศุลกากรได้เร็วขึ้น แต่ยังช่วยป้องกันความผิดพลาดที่อาจกระทบต่อชื่อเสียงและต้นทุนของธุรกิจ

หากเอกสารมีข้อผิดพลาด เช่น B/L ไม่ตรงกับ CI หรือ Packing List ไม่สอดคล้องกับสินค้าจริง อาจทำให้สินค้าถูกกัก ตรวจซ้ำ หรือเสียภาษีเกินจริง

หากองค์กรของคุณต้องการระบบที่ช่วยบริหารจัดการเอกสารเหล่านี้อย่างมีประสิทธิภาพ เช่น การแปลงเอกสารกระดาษเป็นดิจิทัล (AI OCR)  การใช้แพลตฟอร์มอย่าง ZUPPORTS อาจเป็นตัวเลือกที่ตอบโจทย์ทั้งความเร็ว ความโปร่งใส และความแม่นยำ

สนใจ ข้อมูล AI OCR ลงทะเบียนได้ที่ https://forms.gle/R8fWoRZYtveYuwEN7

 

=========================

ผู้นำเข้าส่งออก เช็คราคาขนส่งระหว่างประเทศ

ครอบคลุม 60 ท่าเรือหลักทั่วโลก

แถมเช็คราคา Cross-trade ประเทศที่ไม่ใช่ไทยได้ด้วย

สนใจลงทะเบียน https://bit.ly/3B5yRY8

=========================

📍 ขอแนะนำ สำหรับ ZUPPORTS Club

Facebook กลุ่มปิด รับชมคลิป Webinar ของ ZUPPORTS เช่น  การตีความพิกัดศุลกากร (HS CODE) และการ Post Audit, Update สถานการณ์เฟรท แบบ Exclusive, พร้อมการ Networking กันในกลุ่มสมาชิก

🧭 เปิดให้สมัครสมาชิกแล้ววันนี้ ลงทะเบียนได้ที่ https://bit.ly/3F33miZ

.

พิเศษ! ZUPPORTS POST

กลุ่มไลน์ Openchat สำหรับ คนในวงการ นำเข้า ส่งออก เข้ามาสอบถามข้อมูล ติดตามข่าวการค้า การขนส่งระหว่างประเทศกันได้ที่ https://bit.ly/3seJRLk