5 เครื่องมือดิจิทัลที่ทีมจัดซื้อยุคใหม่ต้องใช้

ในโลกยุคดิจิทัลที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ทีมงานจัดซื้อจำเป็นต้องปรับตัวและนำเทคโนโลยีใหม่ๆ มาใช้เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดข้อผิดพลาด และประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย เครื่องมือดิจิทัลกลายเป็นองค์ประกอบสำคัญที่ทีมจัดซื้อยุคใหม่ไม่อาจมองข้าม ไปดูกันว่าเครื่องมือดิจิทัลที่สำคัญที่สุด 5 อย่างที่ควรนำมาใช้ในกระบวนการจัดซื้อมีอะไรบ้าง

1. ปัญญาประดิษฐ์ (AI) และการเรียนรู้ของเครื่อง (ML)

AI และ ML กำลังถูกนำมาใช้ในการอัตโนมัติกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างต่างๆ เช่น การวิเคราะห์การใช้จ่าย การจัดการสัญญา และการประเมินความเสี่ยงของผู้ขาย เทคโนโลยีเหล่านี้สามารถวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมากเพื่อระบุรูปแบบ ปรับปรุงการตัดสินใจ และเพิ่มประสิทธิภาพการดำเนินงาน

นอกจากนี้ เทคโนโลยี Optical Character Recognition (OCR) ที่ใช้ปัญญาประดิษฐ์ (AI) สามารถแปลงข้อความจากเอกสารภาพให้เป็นข้อความดิจิทัลได้อย่างถูกต้องแม่นยำ ซึ่งจะช่วยลดความจำเป็นในการพิมพ์ข้อมูลซ้ำ ประหยัดเวลาและลดข้อผิดพลาดในการถ่ายทอดข้อมูล เทคโนโลยีนี้มีประโยชน์อย่างมากสำหรับทีมจัดซื้อที่ต้องจัดการกับเอกสารจำนวนมาก

AI OCR Document — การใช้ AI ตรวจสอบเอกสาร

2. การอัตโนมัติกระบวนการทางธุรกิจ (RPA)

RPA ใช้ซอฟต์แวร์โรบอทในการอัตโนมัติงานซ้ำๆ ตามกฎเกณฑ์ในงานจัดซื้อจัดจ้าง เช่น การบันทึกข้อมูล การประมวลผลใบแจ้งหนี้ และการสร้างรายงาน ซึ่งช่วยเพิ่มความถูกต้อง ความรวดเร็ว และประสิทธิภาพ ในขณะเดียวกันก็ลดความต้องการใช้แรงงานคนและต้นทุน

3. โซลูชันจัดซื้อจัดจ้างบนคลาวด์ (Cloud-Based Procurement Solutions)

องค์กรจำนวนมากกำลังนำแพลตฟอร์มจัดซื้อจัดจ้างบนคลาวด์มาใช้ ซึ่งมีความยืดหยุ่น สามารถเข้าถึงได้ทุกที่ และมีข้อมูลจัดซื้อจัดจ้างและกระบวนการทำงานแบบเรียลไทม์ โซลูชันคลาวด์ยังช่วยให้สามารถทำงานร่วมกันระหว่างทีมจัดซื้อจัดจ้างและผู้ขายได้ดีขึ้น

4. แพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างและประมูลออนไลน์ (E-Sourcing and E-Auctions)

แพลตฟอร์มการจัดซื้อจัดจ้างและประมูลออนไลน์กำลังได้รับความนิยมเพิ่มขึ้นในการจัดหาสินค้าและบริการ แพลตฟอร์มดิจิทัลเหล่านี้ทำให้การค้นหาผู้ขาย การประมูลแข่งขัน และการตัดสินใจบนพื้นฐานข้อมูลมีประสิทธิภาพมากขึ้น

5. เทคโนโลยีบล็อกเชน (Blockchain Technology)

บล็อกเชนกำลังได้รับการศึกษาสำหรับงานจัดซื้อจัดจ้าง เนื่องจากมีศักยภาพในการเพิ่มความโปร่งใส ความสามารถในการตรวจสอบย้อนกลับ และความปลอดภัยในห่วงโซ่อุปทาน มันสามารถใช้สำหรับงานต่างๆ เช่น การติดตามแหล่งที่มาของสินค้า การตรวจสอบข้อมูลผู้ขาย และการตรวจสอบการปฏิบัติตามสัญญา

นอกเหนือจาก 5 ข้อที่กล่าวมาในข้างต้น การนำระบบวิเคราะห์ข้อมูลเชิงลึก (Business Intelligence) มาใช้จะช่วยให้ทีมจัดซื้อสามารถวิเคราะห์ข้อมูลการจัดซื้อต่างๆ อย่างละเอียด เช่น การใช้จ่าย ประวัติผู้ขาย และสภาพคล่อง ซึ่งจะนำไปสู่การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น และช่วยค้นหาจุดอ่อนหรือโอกาสในการปรับปรุงกระบวนการ

โดยทาง ZUPPORTS เองก็มี Solution ที่ครอบคลุมทั้งระบบ E-Sourcing, AI-OCR ช่วยตรวจเอกสาร, Purchase Order Management, Freight Management, และ Spend Analytics

ที่จะช่วยให้ทีมจัดซื้อ สามารถนำเทคโนโลยีดีๆ เข้ามาใช้ในการปรับปรุงงาน ลดต้นทุน เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน แถมเป็นการเก็บองค์ความรู้ให้ทีมงาน (ใครมาสาย ขาด ลา เพื่อนๆ ร่วมทีมก็ต่องานแทนได้เลย เพราะมีระบบการทำงานที่ดีช่วย backup ให้) หากผู้ประกอบการสนใจติดต่อ ZUPPORTS ได้ที่ zupports.co/register

สรุป: เครื่องมือดิจิทัลเหล่านี้มีบทบาทสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพ ความโปร่งใส และความปลอดภัยในกระบวนการจัดซื้อ ทีมงานจัดซื้อยุคใหม่ควรพิจารณานำมาใช้เพื่อเพิ่มขีดความสามารถในการแข่งขันและตอบสนองความต้องการขององค์กรได้ดียิ่งขึ้น

โดย แนวโน้มเทคโนโลยีเหล่านี้มีเป้าหมายเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพ ลดต้นทุน บรรเทาความเสี่ยง และยกระดับประสิทธิภาพการทำงานและมูลค่าที่ส่งมอบโดยหน่วยงานจัดซื้อจัดจ้างในองค์กร

กับผู้ขาย เช่น ประวัติการสั่งซื้อ บันทึกการติดต่อสื่อสาร เพื่อให้ง่ายต่อการติดตามและบริหารจัดการความสัมพันธ์