การปฏิวัติกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างด้วย AI: ระบบ PO Management ของ ZUPPORTS

📍ในโลกธุรกิจปัจจุบัน การจัดการเอกสารอย่างมีประสิทธิภาพเป็นกุญแจสำคัญสู่ความสำเร็จ โดยเฉพาะอย่างยิ่งในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง การตรวจสอบเอกสารสำคัญอย่าง Purchase Order (PO) และ Invoice เป็นขั้นตอนที่ละเอียดอ่อนและมีความสำคัญอย่างยิ่ง แต่การใช้วิธีการตรวจสอบแบบดั้งเดิมโดยใช้คนนั้นมักนำมาซึ่งปัญหามากมาย ซึ่งส่งผลกระทบต่อประสิทธิภาพและต้นทุนขององค์กร

ปัญหาที่พบบ่อยในการตรวจสอบเอกสารด้วยมนุษย์

การตรวจสอบเอกสารด้วยมือนั้นมีข้อจำกัดหลายประการ

1️⃣ ประการแรก คือ ความเสี่ยงต่อความผิดพลาดที่สูง เนื่องจากมนุษย์อาจเกิดความเหนื่อยล้าหรือขาดสมาธิ โดยเฉพาะเมื่อต้องตรวจสอบเอกสารจำนวนมากต่อเนื่องกันเป็นเวลานาน ความผิดพลาดเพียงเล็กน้อยอาจนำไปสู่ปัญหาใหญ่ในภายหลัง เช่น การเบิกจ่ายผิดพลาด หรือการละเมิดกฎระเบียบทางการเงิน

2️⃣ ประการที่สอง การตรวจสอบด้วยมือใช้เวลานานมาก โดยเฉพาะในองค์กรขนาดใหญ่ที่มีปริมาณเอกสารมหาศาล เวลาที่สูญเสียไปกับการตรวจสอบเอกสารนี้อาจส่งผลให้กระบวนการทั้งหมดล่าช้า ซึ่งอาจกระทบต่อความสัมพันธ์กับซัพพลายเออร์และประสิทธิภาพการดำเนินงานโดยรวม

นอกจากนี้ การจ้างพนักงานจำนวนมากเพื่อตรวจสอบเอกสารยังเป็นการเพิ่มต้นทุนให้กับองค์กรอย่างมีนัยสำคัญ ทั้งในแง่ของเงินเดือน สวัสดิการ และค่าใช้จ่ายในการฝึกอบรม ซึ่งเป็นทรัพยากรที่อาจนำไปใช้ในด้านอื่นที่สร้างมูลค่าให้กับองค์กรได้มากกว่า

3️⃣ ปัญหาสำคัญอีกประการหนึ่งคือ ความไม่สม่ำเสมอในการตรวจสอบ พนักงานแต่ละคนอาจมีมาตรฐานการตรวจสอบที่แตกต่างกัน ทำให้ผลลัพธ์ที่ได้ไม่เป็นมาตรฐานเดียวกัน ซึ่งอาจนำไปสู่ความสับสนและความไม่เท่าเทียมในการปฏิบัติต่อซัพพลายเออร์

การปฏิวัติกระบวนการด้วยเทคโนโลยี AI

ในยุคดิจิทัล การนำเทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ (AI) มาใช้ในการตรวจสอบเอกสารได้กลายเป็นทางออกที่มีประสิทธิภาพสำหรับปัญหาเหล่านี้ ระบบ PO Management ของ ZUPPORTS เป็นตัวอย่างของการนำ AI มาประยุกต์ใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

💡ประสิทธิภาพการทำงานที่เพิ่มขึ้น ให้ AI แบ่งเบาภาระหัวหน้างาน

ระบบนี้ใช้ AI ในการตรวจสอบเอกสารอัตโนมัติ รวมถึงการตรวจสอบอากรแสตมป์ใน PO และ Invoice ด้วยความแม่นยำสูง AI สามารถตรวจจับรายละเอียดเล็กๆ น้อยๆ ที่มนุษย์อาจมองข้าม ลดความเสี่ยงของความผิดพลาดลงอย่างมาก นอกจากนี้ AI ยังสามารถทำงานได้ตลอด 24 ชั่วโมง โดยไม่มีปัญหาเรื่องความเหนื่อยล้าหรืออารมณ์แปรปรวน ทำให้การตรวจสอบมีความสม่ำเสมอและเป็นมาตรฐานเดียวกัน

ความเร็วในการประมวลผลของ AI เป็นอีกจุดเด่นหนึ่ง ระบบสามารถตรวจสอบเอกสารจำนวนมากได้ในเวลาอันรวดเร็ว ลดระยะเวลาในกระบวนการทั้งหมดลงอย่างมาก การตรวจสอบแบบเรียลไทม์ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน ทำให้องค์กรสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงได้อย่างรวดเร็ว

ในแง่ของต้นทุน การใช้ AI ช่วยลดค่าใช้จ่ายในการจ้างพนักงานตรวจสอบเอกสารจำนวนมาก แม้จะมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นในการติดตั้งระบบ แต่ในระยะยาวจะช่วยประหยัดงบประมาณได้อย่างมาก นอกจากนี้ยังช่วยให้องค์กรสามารถจัดสรรทรัพยากรบุคคลไปยังงานที่สร้างมูลค่าเพิ่มได้มากกว่า

💡 ความสามารถในการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่

ความสามารถในการจัดการข้อมูลขนาดใหญ่ เป็นอีกหนึ่งประโยชน์ของระบบ AI สามารถวิเคราะห์ข้อมูลจำนวนมหาศาลเพื่อหาแนวโน้มหรือรูปแบบที่อาจเป็นประโยชน์ต่อองค์กร ข้อมูลเชิงลึกเหล่านี้สามารถนำไปใช้ในการตัดสินใจเชิงกลยุทธ์และปรับปรุงกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างให้มีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น

💡 การปฏิบัติตามกฎระเบียบ

การปฏิบัติตามกฎระเบียบเป็นอีกหนึ่งด้านที่ระบบ PO Management ของ ZUPPORTS ให้ความสำคัญ AI ช่วยให้มั่นใจว่าทุก PO และ Invoice มีการติดอากรแสตมป์ถูกต้องตามกฎหมาย ลดความเสี่ยงในการถูกปรับหรือดำเนินคดี ซึ่งเป็นการป้องกันความเสียหายทั้งทางการเงินและชื่อเสียงขององค์กร

ความโปร่งใสเป็นอีกหนึ่งข้อดีของระบบนี้ AI สามารถบันทึกและรายงานผลการตรวจสอบได้อย่างละเอียด ทำให้สามารถตรวจสอบย้อนหลังได้ง่าย เพิ่มความโปร่งใสในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง ซึ่งเป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความเชื่อมั่นให้กับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทุกฝ่าย

ระบบ Automatic Document Verification ของ ZUPPORTS ที่ใช้ AI เข้ามาช่วยตรวจเอกสาร

ตัวอย่างกรณีศึกษา การใช้ระบบ Automatic Document Verification (ADV) ตรวจสอบเอกสารได้แก่

1️⃣ การตรวจลายเซ็นต์ในเอกสาร Purchase Order (PO) กรณีที่ให้ Supplier ทำการเซ็นต์เอกสาร PO ลงในกระดาษ แล้ว scan ส่งเข้ามาในระบบ PO Management ของ ZUPPORTS

2️⃣ การตรวจ อากรสแตมป์ ด้วยระบบ AI ครอบคลุมทั้ง สแตมป์ดวง, อส.5 (สลักหลัง), อส.9 (สแตมป์อิเล็กทรอนิกส์)

3️⃣ การทำ 3-way matching เปรียบเทียบข้อมูลในเอกสาร Purchase Order (PO), Good Receive (GR), และ Invoice โดยใช้ระบบ AI อ่านเอกสาร และ match ข้อมูลในระบบ

💡จุดเด่นของระบบ PO Management ของ ZUPPORTS ก็คือ การเป็น web application ที่ทาง Supplier สามารถเข้ามาแนบไฟล์ invoice digital ในระบบได้โดยตรง ทาง Buyer หรือทีมงานบัญชีของผู้ซื้อ ไม่ต้องเสียเวลา scan เอกสาร invoice อีกครั้ง เป็นการลดเวลาทำงานอย่างแท้จริง และ ลดการใช้กระดาษ ช่วยให้บริษัท บรรลุเป้าหมาย ESG ได้ดียิ่งขึ้น

นอกจากนี้ ระบบ AI ยังมีความสามารถในการเรียนรู้และปรับปรุงประสิทธิภาพได้อย่างต่อเนื่อง จากข้อมูลที่ได้รับเพิ่มเติม ทำให้ระบบมีความแม่นยำมากขึ้นเรื่อยๆ ตามเวลาที่ผ่านไป ซึ่งเป็นการลงทุนที่คุ้มค่าในระยะยาว

รวมไปถึงความสามารถในการประยุกต์ใช้กับเอกสารอื่นๆ นอกเหนืองานจัดซื้อได้แก่

ทาง Sales ได้รับ Purchase Order จากลูกค้า นำข้อมูลมาแปลงเป็น Sales Order ด้วยระบบ AI แล้วกรอกข้อมูลเข้าระบบงานของบริษัทได้แก่ระบบ ERP ไม่ว่าจะเป็น SAP, Oracle, Microsoft Dynamic, หรือ Odoo เป็นต้น

การนำระบบ PO Management ของ ZUPPORTS มาใช้ไม่เพียงแต่แก้ปัญหาการตรวจสอบเอกสารแบบเดิมเท่านั้น แต่ยังเป็นการยกระดับกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมด ช่วยให้องค์กรสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น ลดต้นทุน และเพิ่มความสามารถในการแข่งขันในตลาดที่มีการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว

ในยุคที่เทคโนโลยีดิจิทัลกำลังเปลี่ยนแปลงโลกธุรกิจ การนำ AI มาใช้ในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างไม่ใช่เพียงทางเลือก แต่เป็นความจำเป็นสำหรับองค์กรที่ต้องการก้าวไปข้างหน้าและรักษาความได้เปรียบในการแข่งขัน ระบบ PO Management ของ ZUPPORTS จึงเป็นเครื่องมือสำคัญที่จะช่วยให้องค์กรบรรลุเป้าหมายนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

หากสนใจสามารถลงทะเบียนรับการ demo ได้ที่ zupports.co/register

เพื่อสัมผัสประสบการณ์การจัดการ PO ที่ล้ำสมัยและมีประสิทธิภาพด้วยตัวคุณเอง

สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Line Official Account: @zupports (มี @)